SDO-botti tietosuojaseloste

Tämä seloste sisältää rekisterinpitäjän informointivelvoitteen mukaiset tiedot rekisteröidylle Eu:n tietosuoja-asetuksen (EU679/2016) ja Tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Suomen Diakoniaopisto
osoite: Alppikatu 2 A, 00530 Helsinki
sähköpostiosoite: hallinto@sdo.fi
rekisterin yhteyshenkilö: Anna Suvilaakso, anna.suvilaakso@sdo.fi
tietosuojavastaava: Marja Suur-Uski, tietosuojavastaava@sdo.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käytetään opiskelijan varhaisen tuen toimintamallin mukaisesti mahdollisten tuen tarpeiden ja opintojen haasteiden tunnistamiseen koulutuksen aikana. Tavoitteena on myös ennalta ehkäistä ongelmien kasautumista ja opintojen keskeyttämistä tarjoamalla tukea matalalla kynnyksellä. Ammatillisen perustutkinnon suorittaneiden osalta tarjotaan jatko-opinto-ohjausvelvoitteen mukaista jatko-ohjausta tarvetta, johon on liitetty sijoittumistietojen selvittäminen. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Aikuisten perusopetuksesta valmistuneiden osalta tietojen käsittely perustuu opiskelijan antamaan suostumukseen.

3. SDO-botin tietosisältö

SDO-botin tekstiviestikyselyn kohderyhminä ovat: yhteishaussa valitut opiskelijat, oppisopimuskoulutuksen aloittaneet perustutkinto-opiskelijat, valmistuvat ja valmistuneet ammatillisen perustutkinnon opiskelijat sekä aikuisten perusopetuksen päättövaiheen opiskelijat ennen opintojen päättämistä.

Opiskelijatiedot: Siirretään ammatillista perustutkintoa suorittavat opiskelijat, joilla on tavoitteena koko tutkinnon suorittaminen, ja ovat aloittaneet opinnot. Jos opiskelijalla on turvakielto ei hänen tietoja siirretä. Opiskelijan tiedoista siirretään nimi, syntymäaika, puhelin, sähköpostiosoite, suoritettava tutkinto, ryhmä, opiskelijanumero, opetuspaikkakunta, opintojen aloituspäivä ja arvioitu valmistumispäivä sekä valmistuneiden osalta valmistumispäivä, tieto onko opiskelija valittu yhteishaussa opintoihin, tieto onko oppisopimusopiskelija sekä tieto onko opiskelija läsnä, väliaikaisella keskeytyksellä, lopettanut tai valmistunut.
Henkilökuntatiedot (lehtorit, päätoimiset tuntiopettajat ja opinto-ohjaajat): Opettajan nimi, sähköpostiosoite, tehtävä/toimenkuva, paikkakunta ja matkapuhelinnumero.
Opiskeluhuoltohenkilöstö (kuraattorit, terveydenhoitajat): Työntekijän nimi, tehtävä/toimenkuva, matkapuhelinnumero, paikkakunta

4. Henkilötietojen käsittely

Suomen Diakoniaopiston henkilöstöstä henkilötietoja käsittelevät opiskelijan tukipyyntöä käsittelevä omaopettaja, opinto-ohjaaja, työelämässä oppimista ohjaava opettaja tai erityisopettaja.
Suomen Diakoniaopiston toimipisteissä työskentelevät Helsingin kaupungin, Päijät-Hämeen tai Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen opiskeluhuoltohenkilöstö, kun tukipyyntöä käsittelee kuraattori tai terveydenhoitaja.
Annie Advisorin henkilöstö käsittelee henkilötietoja Suomen Diakoniaopiston puolesta sopimuksen mukaisesti.

5. Tietojen siirto muuhun rekisteriin tai tietojen luovuttaminen muille tahoille

Tiedot siirretään Annie Advisor palveluun opiskelijahallintojärjestelmästä. Tilastoyhteenvetoja lähetetyistä tekstiviesteistä ja tukipyynnöistä siirretään PowerBi -sovellukseen, mutta yhteenvedoista ei voida tunnistaa yksittäistä opiskelijaa. Yksittäisten opiskelijoiden tietoja ei siirretä muihin rekistereihin.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Annie Advisor vastaa sovelluksen teknisestä tietoturvasta. Henkilötiedot tallennetaan ja välitetään palveluun salattuna. Pääsyä henkilötietoihin on rajattu mm. käyttöoikeuksin ja teknisin ratkaisuin. Tuen tarpeisiin liittyvät tiedot pseudonymisoidaan automaattisesti, kun niitä ei enää tarvita. Sovellusta käyttävä Suomen Diakoniaopiston henkilöstö kirjautuu palveluun omalla AD-tunnuksella ja heillä on pääsy vain tietoon, johon heillä on käyttöoikeus.

8. Tietojen säilytysaika

Opiskelijoiden tiedot poistetaan palvelusta, kun opiskelijat eivät enää kuulu kyselyiden kohderyhmään. Tietojen poisto tapahtuu opiskelijan erotessa eropäivänä ja valmistuneiden osalta 180 päivän kuluttua valmistumisesta. Tiedot päivitetään palveluun päivittäin.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus tietojen tarkistamiseen: Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu palveluun.
Oikeus tietojen korjaamiseen: Sinulla on oikeus pyytää tietojen korjausta.
Oikeus tietojen poistamiseen: Voit pyytää tietojen poistoa, jos et kuulu kyselyn kohderyhmään ja tietojasi ei ole poistettu palvelusta.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä: Voit pyytää käsittelyn rajoittamista, jos tiedot ovat virheellisiä ja tietojasi käsitellään mielestäsi lainsäädännön vastaisesti, mutta et halua tietojen poistoa palvelusta, vaikka tietoja ei enää tarvita tuen tarpeiden selvittämiseen.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Voit vastustaa henkilötietojen käsittelyä.