Suomen Diakoniaopisto Oy:n asiakirjajulkisuuskuvaus antaa yleiskuvan, miten Suomen Diakoniaopiston asiarekisterit on jäsennelty. Se myös kertoo, miten julkisia asiakirjoja koskeva tietopyyntö esitetään Suomen Diakoniaopistolle. Asiakirjajulkisuuskuvausta
ylläpidetään julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2018, 28§) mukaisesti. Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.
Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpidetään sen vuoksi, että sinun olisi helpompi etsiä tietoa julkisesta tiedostamme.
Suomen Diakoniaopiston toiminta yksityisenä ammatillisena koulutuksen järjestäjänä kattaa vain rajoitetusti laissa tarkoitettuja viranomaistehtäviä ja niissä syntyviä julkisia asiakirjoja. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja ohje omien tietojen tarkistuspyynnön tekemiseen löytyy www-sivujen tietosuojasivulta.
Vireille pannut asiat, näiden käsittelyvaiheet ja niihin liittyvät asiakirjat sisältyvät Suomen Diakoniaopiston asianhallintajärjestelmään, asiakastietojärjestelmiin sekä arkistoituihin tulosteisiin. Alla olevat tietovarantokuvaukset auttavat sinua asiakirjapyynnön kohdistamisessa.
Yleishallinto
Yleishallinnon tietovarantoon sisältyy mm. hallintopäätöksiin, päätöksentekoon, oikeudellisiin asioihin, asianhallintaan, hankintoihin ja riskienhallintaan liittyvien tietojen hallintaa ja käsittelyä. Tietovaranto koostuu asian- ja dokumenttienhallinnan järjestelmistä.
Huomioithan, että kaikki yleishallinnon tietoaineistomme eivät ole julkisia.
Koulutuspalvelut
Koulutuspalvelujen tietovaranto sisältää hakijoihin ja opiskelijoihin, sekä tutkintojen ja koulutusten suunnitteluun, järjestämiseen, toteuttamiseen ja seurantaan liittyvät tiedot. Tietovarantoon liittyvät opintohallinnon järjestelmät, opetuksen järjestelmät sekä asian- ja
dokumenttienhallinnan järjestelmät. Opiskelijana voit itse tarkistaa tietoja seuraavista järjestelmistä tai kansallisista tietovarannoista
- Henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma ja muut suunnitelmat sekä arvioinnit löytyvät Wilma-järjestelmästä.
- Kansallisessa Oma Opintopolku -palvelussa voit tarkastella suoritustietojasi ja Henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelman (HOKS) tieto viisi vuotta opinto-oikeuden päättymisestä.
Lisätietoja asiasta löytyy opiskelijahallintojärjestelmän selosteesta.
Työelämäpalveluiden tietovaranto
Työelämäpalveluiden tietovarannossa on yritysyhteistyöhön liittyvää yritysten ja yritysten yhteyshenkilöiden tietoa.
Asiakirjapyynnön tekeminen
Suomen Diakoniaopisto Oy:n asiakirjoja koskevat pyynnöt tehdään joko lomakkeella tai sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@sdo.fi. Sähköpostitse tehty pyyntö tulee otsikoida Asiakirjapyyntö-sanalla. Tietopyynnössä tule yksilöidä mahdollisemman tarkasti, mitä tietoja ja/tai asiakirjoja pyydetään. Tietopyynnöt kirjataan Tweb-asianhallintajärjestelmän, josta ne ohjataan henkilölle, jolle tietopyyntöön vastaaminen tehtävänsä mukaisesti kuuluu.
Pyyntöjen käsittely
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Huomaa kuitenkin, että pyytämäsi tiedot voivat olla salassa pidettäviä tai tietosuojalainsäädännön alaisia, jolloin tietoja voidaan antaa lainsäädännössä määritellyllä tavalla. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.
Asiakirjan tyypistä johtuen pyydetyt tiedot luovutetaan joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.