Siirry sisältöön

Opiskelijahallinto­järjestelmän tietosuojaseloste

gdpr kuva

Rekisterin nimi: Wilma opiskelijahallinto- ja oppilaitostiedonhallintajärjestelmä, johon sisältyvät Primus, opetusjärjestelyjen suunnitteluohjelma Kurre, PrimusQuery sekä selainpohjainen käyttöliittymäsovellus Wilma.

Tämä rekisteriseloste sisältää seuraavat henkilörekisterit/ osarekisterit:

  1. Opiskelijat, pedagogiset asiakirjat ja tukitoimet
  2. Hakijat
  3. Hakemukset ja päätökset sekä osaamisen tunnustaminen
  4. Työpaikkaohjaajat ja –arvioijat, Työpaikalla järjestettävä koulutus, Näytöt
  5. Työpaikat- ja näyttöympäristöt, Yritykset, kansainväliset vaihtopaikat ulkomailla
  6. Wilman käyttäjätunnukset, huoltajat
  7. Viestijono
  8. Hankintasopimukset
  9. Yhteyshenkilöt

Rekisterinpitäjän, edustaja ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Suomen Diakoniaopisto Py (2756786-7), Alppikatu 2 00530 Helsinki
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: toimitusjohtaja, rehtori Juha-Petri Niiranen, juha-petri.niiranen@sdo.fi
Tietosuojavastaava Marja Suur-Uski, tietosuojavastaava@sdo.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Tietojen käsittelyn oikeusperuste on pääsääntöisesti lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Lakisääteisten velvoitteen noudattamiseksi lisäksi voi tietojen käsittely tietyissä tilanteissa perustua myös opiskelijan antamaan suostumukseen tai sopimukseen.

Henkilötietojen käsittelyä säätelevät EU:n tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain lisäksi mm. seuraavat lainsäädännöt ja niiden mahdolliset muutokset:

  • Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017 ja asetus ammatillisesta koulutuksesta 673/2017
  • Laki tutkintoon valmentavasta koulutuksesta 1215/2020
  • Perusopetuslaki 628/1998 ja asetus perusopetuksesta 852/1998
  • Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 844/2017
  • Laki Opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta 1705/2009 ja OKM asetus ammatillisen koulutuksen rahoituksen laskentaperusteista
  • Laki oppilas- ja opiskelijahuollosta 1287/2013
  • Oppivelvollisuuslaki 1214/2020
  • OKM asetus opiskelijaksi ottamisen perusteista ammatillisessa perustutkintokoulutuksessa 837/2021
  • OKM asetus oppisopimuskoulutuksessa olevan opiskelijan opintososiaalisista etuuksista
  • Valtioneuvoston asetus perusopetuksen jälkeisen koulutuksen hakumenettelystä (=Yhteishakuasetus) 834/2021
  1. Opiskelijarekisteri, pedagogiset asiakirjat ja tukitoimet -rekisteri, hakemukset ja päätökset -rekisteri: Opiskelijasuhteeseen liittyvä tiedonhallinta ja opiskelijoiden käyttäjätunnusten hallinta
  2. Hakijat-rekisteri: Koulutukseen hakeutuvien tiedonhallinta
  3. Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat rekisteri, Työpaikalla järjestettävä koulutus rekisteri ja Näytöt -rekisterit: Opiskelijoiden työpaikoilla tapahtuvan koulutuksen toteutus joko koulutussopimuksena tai oppisopimuksena toteutettavana, koulutus- tai oppisopimuksen ohjaukseen ja arviointiin liittyvä tiedonhallinta sekä ohjaukseen osallistuvien työelämän edustajien tiedot
  4. Työpaikat- ja näyttöympäristöt, Yritykset, Kansainväliset vaihtopaikat ulkomailla: Koulutussopimuspaikkoina, oppisopimuspaikkoina sekä näyttöympäristöinä toimiviin yrityksiin sekä kansainväliseen työssäoppimiseen liittyvä tiedonhallinta
  5. Wilman käyttäjätunnukset: Opiskelijoiden huoltajien yhteystiedot ja käyttäjätunnukset
  6. Viestijono: Opetuksen ja koulutuksen toteuttamiseen liittyvään yhteydenpitoon käytettävä lisätoiminto

Tietojen käsittelyn oikeusperuste on Hankintasopimukset -rekisterissä sopimus, missä on  koulutusten hankintasopimuksissa tarvittavat sopimuskumppaneiden tiedot.

Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmä

Rekisteröidylle on MultiPrimuksen verkkopalvelu Wilman eri välilehdillä selvitetty, mitä tietoja rekisteröidään ja mihin tietoja käytetään. Rekisteriin sisältyy mm. seuraavia tietoja.

OPISKELIJAT – rekisteri: Opiskelijasuhteeseen liittyvä tiedonhallinta ja käyttäjätunnusten hallinta

  • OPISKELIJAN PERUSTIEDOT: Nimi- ja yhteystiedot, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, kotikunta, kansalaisuus, kotimaa, tilinumero henkilöiltä, joille maksetaan ateriakorvauksia, atk-tunnukset, tietojen luovutuskiellot ja luvat, OID-koodi
  • OPINTOIHIN JA RAHOITUKSEEN LIITTYVÄT TIEDOT: Koulutus, opiskelumuoto, tavoite koulutuksessa, oppivelvollisuuteen liittyvät tiedot, rahoituksen ja opintososiaalisiin etujen perusteet sekä opiskeluryhmä. Opiskelijan mahdollisesti maksamat koulutusmaksut.
  • OPISKELUOIKEUKSIIN LIITTYVÄT TIEDOT: Koulutuksen aloittaminen, läsnäolotiedot, arvioitu valmistuminen ja niiden päivämäärät sekä oppivelvollisuutta suorittavilta opiskelijoilta oppivelvollisuuteen ja opintojen maksuttomuuteen liittyvät tiedot. Mahdolliset väliaikaisen keskeyttämisen päivämäärät ja keskeyttämisen syyt. Mahdolliset eroon liittyvät päivämäärät ja eron syyt ja opetuksen osallistumistiedot.
  • OPINTOJEN SUUNNITTELUUN, OPINTOSUORITUKSIIN JA OPPIMISEEN LIITTYVÄT TIEDOT: Opetussuunnitelman/tutkinnon perusteiden mukaiset opintojen suunnittelu- ja arviointitiedot sekä tiedot läsnä- ja poissaoloista.
  • TODISTUKSIIN SEKÄ KOULUTUKSEN PÄÄTTYMISEEN LIITTYVÄT TIEDOT: Koulutuksen päättäneiden todistuksen päivämäärä, todistuslaji ja todistuksen lisätiedot sekä oppivelvollisuutta suorittavilta oppivelvollisuuden päättymiseen liittyvät tiedot.
  • OPINTOSOSIAALISTEN ETUUKSIEN HAKU- ja VALVONTATIEDOT: TE-hallinnon hakemus- ja päätöstiedot
  • Maksuaikataulukko: Opintososiaalisiin etuihin ja ateriakorvauksiin liittyvät maksujen perusteet, maksuaika ja -määrät.
  • OPISKELIJAVALINTA SEKÄ AIEMPIA OPINTOJA  JA TYÖKOKEMUSTA KOSKEVAT TIEDOT: Tiedot tulokoulusta, aiemmista koulutuksista ja todistuksista sekä mahdollisesta työkokemuksesta ja opiskelijavalinnasta sekä oppisopimuskoulutuksessa myös työnantajan edustajan ja työpaikkaohjaajan tiedot.
  • KANSAINVÄLISET OPINTOJAKSO: Ulkomaiset opintojaksot, kohteet ja niihin liittyvät tiedot ja päivämäärät
  • LÄHIOMAISIA JA HUOLTAJIA KOSKEVAT TIEDOT: Lähiomaisten ja huoltajien yhteystiedot.
  • SORA: SORA-lainsäädännön edellyttämän rikostaustaotteen tarkistamistiedon.

PEDAGOGISET ASIAKIRJAT rekisteri

  • PEDAGOGISET ASIAKIRJAT: sisältävät opiskelijalle tehdyt suunnitelmat opiskelun tukitoimista joko yleinen tai erityinen tuki sekä urasuunnitelma. Suunnitelmissa on opiskelijan perustiedot, suunnitelman voimassaoloaika ja suunnitellut tukitoimet/asiat sekä mahdollisen ulkopuolisen yhteyshenkilön nimi- ja yhteystiedot. Suunnitelmaan sisältyvät seurantatiedot sisältäen päivämäärä ja seurantaan osallistuneet henkilöt.
  • TUKITOIMIEN KÄYTTÖÖN LIITTYVÄT TIEDOT: Tarvittaessa erityisopettajan, opettajan tai opiskeluvalmentajan palveluihin liittyvät perustiedot, käyntipäivä, tapaamisen osallistujat ja sen selite.

HAKIJAT–rekisteri: Kaikki oppilaitokseen hakeutuvat

  • HAKIJAN PERUSTIEDOT: Hakijoiden nimi- ja yhteystiedot, sukupuoli, OID, henkilötunnus, kansalaisuus, kotimaa sekä äidinkieli. Tarvittaessa lähiomaisen/huoltajan tai muun yhteyshenkilön yhteystiedot. Tietojen luovutus- ja valintatietojen julkaisuluvat.
  • HAKUUN JA VALINTAAN LIITTYVÄT TIEDOT:
    • Haettavaan koulutukseen ja/tai yhteisvalinnan hakutoiveisiin, tutkintoon sekä haku- ja opiskeluryhmään liittyvät tiedot,
    • Hakuajankohtaan, valintaperusteisiin ja valintakokeisiin (pisteytykset) ja opiskelupaikan vastaanottoon liittyvät tiedot.
    • Valintapäätös sekä tarvittaessa perustelu. Hylkäyksen perustelu. Jatkuvan haun kautta hakevilta, mistä sai tiedon koulutuksesta.
  • POHJAKOULUTUS, TYÖKOKEMUS JA MUUT VALINTAKRITEEREIHIN LIITTYVÄT TIEDOT: Aiempi koulutus, työkokemus, muut hakuperusteet, oppisopimustyöpaikka ja mahdollisen työnantajan edustajan ja työpaikkaohjaajantiedot

HAKEMUKSET – ja PÄÄTÖKSET -rekisteri

  • OPISKELIJAA KOSKEVA PÄÄTÖKSEN TEKO: Opiskelijakohtaiset erillispäätökset kuten osaamisen arvioinnin mukauttamista tai poikkeamista koskevat päätökset, arviointia koskevat oikaisupyyntöihin, väliaikaiseen keskeytymiseen ja eronneeksi katsomiseen liittyvät päätökset sekä opiskelijan kuuleminen häntä koskevassa päätöksen teossa.

OSAAMISEN TUNNUSTAMISEN -rekisteri

  • OPISKELIJAN AIEMMIN HANKKIMAN OSAAMISEN TIEDOT: Niiden opiskelijan suorittamien koulutusten ja työkokemusten tiedot, joissa hankittua osaamista opiskelija haluaa tunnistettavan opiskeltavaan tutkintoon.

OPISKELIJAKOHTAISET MUISTIOT JA KURINPITO

  • Opiskelijalle kirjatut kurinpitotoimet ja opiskelijan tueksi kootun monialaisen asiantuntijaryhmän muistiot

TYÖPAIKKAOHJAAJAT JA -ARVIOIJAT, NÄYTÖT, TYÖPAIKALLA JÄRJESTETTÄVÄKOULUTUS -rekisterit:

  • Työpaikkaohjaajan tiedot: Nimi, yhteystiedot, koulutus- ja työkokemustieto, työpaikka.
  • Koulutus- ja oppisopimuksiin liittyvät tiedot mm. opiskelijan perustiedot, alkamis- ja päättymisajankohta, työpaikka, työpaikkaohjaajan tiedot. Oppisopimuskoulutuksessa on lisäksi työsuhteeseen liittyvät perustiedot palkkauksen perusteista sekä työnantajalle maksettavat koulutuskorvaukset.
  • Näytöissä on työpaikka, näytön alkamis- ja päättymisajankohta, työpaikan ja SDO:n arvioijien tiedot sekä opiskelijan arviointitiedot. Tarvittaessa rekisteriin tallennetaan myös opiskelijalle maksettavien ruokarahojen edellyttämät tiedot.

TYÖPAIKKA- JA NÄYTTÖYMPÄRISTÖT, YRITYKSET, VAIHTOPAIKAT ULKOMAILLA -rekisterit

  • Työpaikkojen tiedot (nimi, osoitetiedot, www-osoite, mahd. sopimustiedot), mitkä toimivat oppimisympäristöinä koulutus- ja oppisopimuksissa sekä näytöissä.
  • Työpaikkojen yhteyshenkilöiden ja sopimusosapuolien yhteystiedot

WILMAN KÄYTTÄJÄTUNNUKSET -rekisteri

  • HUOLTAJAT Opiskelijoiden huoltajien yhteystiedot ja käyttäjätunnukset

HANKINTASOPIMUKSET JA YHTEISTYÖKUMPPANIT

  • Sopimuskumppaneiden työnantajatiedot sekä yhteyshenkilöiden tiedot ja yhteydenpito heihin

VIESTIJONO Järjestelmästä lähetettyjen sähköpostien ja tekstiviestien sisältö ja vastaanottajat. Tiedot poistetaan järjestelmästä automaattisesti.

KURRE opetusjärjestelyjen suunnitteluohjelma
  • opiskelijan nimi ja henkilötunnus, jolla opiskelija yhdistetään oikeaan työjärjestykseen.

EI-AKTIIVISET HENKILÖTIEDOT
Tiedot valmistuneista ja eronneista opiskelijoista siirretään Primuksen arkistotilaan. Arkistotilassa tiedot eivät ole aktiivisessa käytössä. Osa valmistuneiden ja eronneiden tiedoista poistetaan lainsäädännön mukaisesti valmistumisen tai eroamisen jälkeen tiedonhallintasuunnitelmassa määriteltyjen säilytysaikojen mukaan. Tiedot hakijoista ja muista sidosryhmistä arkistoidaan ja poistetaan rekisteristä tiedonhallintasuunnitelman mukaan.

HENKILÖTUNNUKSEN KÄSITTELY
Suomen Diakoniaopisto Oy saa käsitellä tutkintoa suorittavan ja muulla valtion rahoituksella opiskelevan opiskelijan henkilötunnusta, jotta voimme luotettavasti yksilöidä kyseisen opiskelijan/tutkinnon suorittaja tai täydennyskoulutukseen osallistunut henkilö sekä laatia hänelle määräysten mukaisen todistuksen. Henkilötunnus toimii myös yksilöivänä tietona siirrettäessä opiskelijoiden tietoja KOSKI- ja EHOKS-palveluun.

Selainpohjainen käyttöliittymäsovellus Wilma.
Sisältää edellä mainitut Primuksen ja Kurren tiedot. Eri käyttäjäryhmille on annettu rajatut käyttöoikeudet, jotka mahdollistavat määriteltyjen tietojen lukemisen, muokkaamisen tai täydentämisen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Opiskelijat-rekisteri

  • OPISKELIJAN PERUSTIEDOT: Opintopolku.fi yhteishaun kautta valittujen perustiedot, jatkuvasta hausta valituilta hakijalta ja/tai opiskelijalta opintojen alkaessa. Tarvittaessa puutteellisia perustietoja (nimi, hetu, osoite) voidaan tarkistaa väestötietojärjestelmästä. Sopimukseen perustuvassa koulutuksessa tiedot voiva tulla työnantajalta tai toiselta oppilaitokselta. Lisäksi opiskelijan edellinen oppilaitos luovuttaa tarvittaessa tietoja, jotka ovat tarpeellisia opetuksen järjestämiseksi
  • OPISKELUOIKEUTEEN JA RAHOITUKSEEN LIITTYVÄT TIEDOT:
    •  opiskelijavalintapäätöksestä ja erityisen tuen päätöksistä vastaavat
    • opiskelijalta läsnäoloilmoitus/keskeyttämisilmoitus/eroilmoitus – valtuutetut päätöksentekijät
    • oppivelvollisten opiskelijoiden osalta VALPAS-palvelun tiedot oppivelvollisuuden suorittamisesta ja opintojen maksuttomuudesta
  • OPINTOSUORITUKSIIN JA OPPIMISEEN LIITTYVÄT TIEDOT sekä TODISTUKSIIN SEKÄ KOULUTUKSEN PÄÄTTYMISEEN / VALMISTUMISEEN LIITTYVÄT TIEDOT
    • osaamisen ja oppimisen arvioijat, valtuutetut päätöksentekijät
    • opiskelijalta, opetuksesta ja/tai opiskelijasta vastaavalta opettajalta, opinto-ohjaajalta
  • OPINTO-OHJAUKSEEN LIITTYVÄT TIEDOT/TUKIPALVELUJEN TIEDOT: opinto-ohjaajat ja muu pedagoginen henkilökunta
  • OPINTOSOSIAALISIIN ETUUKSIIN LIITTYVÄT TIEDOT: opiskelijalta, Kelalta tai muulta viranomaiselta
  • KANSAINVÄLISET OPINNOT: KV-koordinaattori ja opiskelija
  • HENKILÖKOHTAISEN OPETUKSEN SUUNNITTELUA, TOTEUTUMISTA, JÄRJESTÄMISTÄ JA ARVIOINTEJA KOSKEVAT TIEDOT: pedagoginen henkilökunta, valtuutetut päätöksentekijät
  • TYÖSUHTEESEEN LIITTYVÄT TIEDOT: Opiskelijalta koulutuksen hakeutumisvaiheessa
  • VALINTAA JA AIEMPIA OPINTOJA KOSKEVAT TIEDOT: Opintopolku.fi, opiskelijalta, opinto-ohjaajalta ja muulta pedagogiselta henkilökunnaltaL
  • HUOLTAJIA JA MAHDOLLISIA LÄHIOMAISIA KOSKEVAT TIEDOT: opiskelijalta, huoltajalta, Opintopolku.fi, tarvittaessa puutteellisten huoltajatietojen osalta väestötietojärjestelmästä
  • SORA: opiskelijalta, aiemmalta oppilaitokselta tai muulta viranomaiselta

Hakijat-rekisteri

  • HAKIJAN PERUSTIEDOT ja HAETTAVAN KOULUTUKSEN TIEDOT: Opintopolku.fi-palvelusta, jatkuvassa haussa hakijalta tai hänen yhdyshenkilöltään hakulomakkeen kautta
  • VALINTAAN ja HAKEMUKSEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT TIEDOT:
    • valinnasta vastaavat valtuutettu päätöksentekijä ja esittelijät
    • pohjakoulutus, työkokemus ja muut valintakriteereihin liittyvät tiedot – Opintopolku.fi, hakijalta tai hänen yhdyshenkilöltään hakulomakkeella

Hakemukset – ja päätökset -rekisteri

  • OPISKELIJAA KOSKEVA PÄÄTÖKSEN TEKO: opiskelijan, huoltajan tai pedagogisen henkilökunnan hakemuksen perusteella – valtuutetut päätöksentekijät

Osaamisen tunnustamisen -rekisteri

  • Aiemmat koulutus- ja työkokemustiedot opiskelijalta hakemustiedot ja päätöstiedot pedagogiselta henkilökunnalta

Työpaikkaohjaajat, työpaikalla järjestettävä koulutus ja näytöt -rekisterit

  • OPPISOPIMUKSIIN liittyvät tiedot: Asiakkuusvastaavalta, opettajalta, opiskelijalta, työpaikan yhteyshenkilöltä ja/tai työpaikkaohjaajalta
  • KOULUTUSSOPIMUKSIIN liittyvät tiedot: Opettajalta, opiskelijalta, työpaikkaohjaajalta tai työpaikan yhteyshenkilöltä

Työssäoppimis- ja näyttöympäristöt, Yritykset, KV vaihtopaikat ulkomailla -rekisterit

  • Työpaikkojen yhteyshenkilöiltä, työssäoppimis- ja oppisopimuskoordinaattorilta, kv-koordinaattori, opettajat, opiskelijat

Hankintasopimukset ja Yhteyshenkilöt -rekisteri

  • Sopimuskumppaneiden ilmoittamat tiedot

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteristä siirretään tietoja valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 844/2017 annetun lainsäädännön mukaisesti KOSKI-palveluun, eHOKS- ja VALPAS-palveluun. Lisäksi viranomaistiedonkeruiden tai heiltä tulevien tietopyyntöjen perusteella tietoja luovutetaan lainsäädännön määrittelemissä rajoissa: Opetushallitukselle, Tilastokeskukselle ja Työ- ja elinkeinotoimistolle.

Rekisteristä siirretään Suomen Diakoniaopiston asianhallintajärjestelmään julkisen hallinnon tiedonhallintalain (L906/2019) mukaisesti opiskelijaa koskevat päätökset ja muut asianhallintarekisteröitävät asiakirjat. Lisäksi asianhallintajärjestelmän sähköiseen arkistoon siirretään pysyvästi säilytettävät ja muut pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat.

Opintojen toteutukseen liittyvistä asiakirjoista (esim. HOKS) ja sopimuksista (esim. koulutus- ja oppisopimukset) on allekirjoitettava. Allekirjoitettaessa asiakirjat sähköisesti allekirjoitus toteutetaan VismaSign palvelussa.

Annie Advisor Oy:n Annie-järjestelmään siirretään opiskelijoiden henkilötietoja ja tiedot suoritettavasta tutkinnosta sekä kampuksesta. Henkilötietoja käytetään opiskelijan tuen tarpeiden tunnistamiseen koulutuksen aikana sekä ammatillisen perustutkinnon suorittaneiden osalta jatko-opinto-ohjaustarpeen kartoittamiseen. Käsittely perustuu opiskeluhyvinvointisuunnitelman varhaisen tuen toimintamalliin.

Opiskelijoiden henkilötiedot siirretään automatisoituun AtomiStudyo -palveluun, mikä mahdollistaa opiskelijan itsepalvelutoiminnot dokumenttien lataamisessa esim. opiskelutodistukset. AtomiStudyo-palvelussa allekirjoitetaan opiskelijan saamat todistukset IDAS-asetuksen mukaisella QES-tason allekirjoituksella.

Jos opetuksen toteutuksessa käytetään Workseed -sovellusta, niin sovellukseen siirretään opiskelijan nimi, oppijanumero, sähköposti ja suunnitellut opinnot.

Opiskelijaruokailun järjestämistä varten opiskelijoiden suostumuksen perusteella luovutetaan ilmaiseen ateriaan oikeutettujen opiskelijoiden henkilötunnuksista ja kustannuspaikasta muodostettu tunniste luovutetaan opiskelijaravintoloiden ylläpitäjille kassajärjestelmään, mikä varmistaa ruokailuedun KELA – kortilla. Henkilön nimeä ei yhdistä henkilötunnuksesta ja kustannuspaikasta muodostettuun tunnisteeseen.

Opiskelijan suostumuksen perusteella opiskelijan tiedot siirretään Slice.in  -palveluun, josta opiskelija voi halutessaan ottaa käyttöön maksuttoman digitaalisen opiskelijakortin.

Opiskelijahuollon palveluihin oikeutettujen opiskelijoiden tiedot ovat SDO:n koulutuksen järjestämiskuntien opiskeluhuollon työtekijöiden käytettävissä rajoitetusti Wilma verkkopalvelun kautta.

Opiskelijan yhteystiedot luovutetaan nuorisolain edellyttämissä tapauksissa opiskelijan kotikunnan etsivälle nuorisotyölle.

Oppisopimusopiskelijoiden päättöarviointien kopiot (sekä tarvittaessa opintosuoritusotteiden kopiot) luovutetaan oppisopimuskoulutuksen järjestämisestä vastaavalle oppisopimuskoulutuksen järjestäjälle.

Opiskelijan oppijanumero, korttinumerosta tai etu- ja sukunimen perusteella muodostetut käyttäjätunnukset siirretään automaattisesti AD-hallintaa varten Helsingin Diakonissalaitoksen tietohallintoyksikköön, joka tuottaa tietohallintopalveluita Suomen Diakoniaopistolle.

Tarvittaessa rekisteristä luovutetaan vakuutusyhtiöiden tuella opiskelevien opiskelijoiden opintojen suorittamiseen liittyviä tietoja henkilötietoineen vakuutusyhtiöiden vaatimusten mukaisesti vakuutusyhtiöille.

Helsingin Diakonissalaitoksen taloushallintoyksikkö tuottaa taloushallintopalvelut Suomen Diakoniaopistolle. Koulutuksen järjestämiseksi tarvittavien laskutusten hoitamiseen ja maksatusten perustana olevien henkilötiedot toimitetaan laskutusten hoitamiseksi taloushallintoon.

Verohallinnon sähköiseen tietokantaan tulotiedoille siirretään maksetut opintososiaaliset etuudet.

Lisäksi tietoja käytetään ja siirretään tilastoaineistoina ilman tunnistettavia henkilötietoja ulkoisella palvelimella olevaan PowerBI-raportointijärjestelmään. PoweBI-raportointia käytetään koulutuspalveluiden tiedolla johtamisessa ja sen edelleen kehittämisessä.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA -alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Manuaalinen aineisto

SDO:n tiedonhallintasuunnitelma noudattaa kansallisarkiston kunnalliselle opetustoimelle antamaa yleistä ohjeistusta, arkistolaitoksen määräystä 321_43_03, arkistolakia (L831/94) sekä Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (L906/2019).

Tietojen säilytysaikoja määrittelevät myös:

  • Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017 ja asetus ammatillisesta koulutuksesta 673/2017
  • Perusopetuslaki 628/1998 ja asetus perusopetuksesta 852/1998
  • Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 844/2017
  • Laki Opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta 1705/2009 ja ajantasainen OKM asetus ammatillisen koulutuksen rahoituksen laskentaperusteista

Pysyvästi säilytettävät ja pitkäaikaisesti (yli 5 v) opetustoimen asiakirjat säilytetään kunkin toimipaikan väli- ja päätearkistossa, mm. alkuperäisten allekirjoitettujen todistusten kopiot. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on arkistoitu myös sähköiseen arkistoon vuodesta 2022 alkaen.

ATK:lle tallennetut tiedot

Visma InSchoolin oppilaitostiedon hallintajärjestelmän rekisterit ovat vain koulutuksen järjestäjän nimeämien hallintohenkilöiden ja opiston pedagogisen henkilöstön käytössä. Käyttäjät määritellään osarekistereittäin, käyttäjäryhmittäin ja edelleen henkilökohtaisilla salasanoilla, jotka on kytketty keskitettyyn kirjautumisjärjestelmään. Henkilöstön käyttöoikeudet myöntää henkilön esimies. Oikeudet päättyvät henkilön siirtyessä pois tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Muutokset tietojärjestelmään on käyttäjäkohtaisesti seurattavissa ohjelman lokitiedoissa.

Ohjelma on asennettu Visman Communityn palvelimelle tiloihin, joihin yrityksen ulkopuolisilla henkilöillä ole pääsyä. Järjestelmästä otetaan varmuustallenne automaattisesti kerran vuorokaudessa varmistuspalvelimelle.

Primus –tulostearkistossa keskeiset asiakirjat, kuten allekirjoitetut todistukset ja opintosuoritusotteet ovat sähköisessä muodossa. Primuksesta pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat siirretään sähköiseen arkistoon (Triplan).

Järjestelmätoimittaja Visma InSchoolin tukihenkilö voi pääkäyttäjän tai hänen valtuuttamansa henkilön toimesta olla tukiyhteydessä tietokantaan tukipalvelun ajan.

Henkilökunta antaa henkilökohtaisen tietosuojasitoumuksen ja noudattaa oppilaitoksia koskevia vaitiolo- ja salassapitosäädöksiä. Wilma-verkkopalvelun tiedot on suojattu SSL-salauksella. Wilma-verkkopalvelu on käytettävissä ainoastaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Verkkopalvelun lokitiedot on käyttäjäkohtaisesti seurattavissa.

Rekisteröidyn oikeudet

Opiskelijat voivat omilla tunnuksillaan kirjautua Wilmaan ja nähdä sen eri rekistereissä ja lomakkeilla, mitä tietoja hänestä on tallennettu ja mihin tietoja siirretään.

  • Oikeus tietojen tarkistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoa olemme tallentaneet. Pyynnön asiasta voi tehdä erillisellä lomakkeella.
  • Oikeus tietojen korjaamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen korjausta. Opiskelijan on mahdollista itse korjata osa omista tiedoista.
  • Oikeus tietojen poistamiseen: Lakisääteisten tietojen osalta ei ole poisto-oikeutta. Ei lakisääteisten tietojen osalta, rekisteröity voi pyytää tietojen poistamista.
  • Oikeus rajoittaa: Lakisääteisten tietojen osalta ei ole oikeutta rajoittaa käsittelyä. Virheellisten tietojen osalta rekisteröity voi pyytää käsittelyn rajoittamista, kunnes rekisterinpitäjä on varmistanut tietojen paikkansapitävyyden.
  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröity voi vastustaa tietojen käsittelyä erityisellä henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvällä perustelulla. Jos rekisterinpitäjä osoittaa, että käsittelyyn on perustelu syy, mikä syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet ei käsittelyä tarvitse lopettaa vastustamisesta huolimatta.
  • Oikeus saada tiedot siirretyksi: Lakisääteisten tietojen osalta ei ole tietojen siirto-oikeutta.
  • Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi: Suomen Diakoniaopiston opiskelijahallintojärjestelmässä ei käytetä automaattista päätöksentekoa