Siirry sisältöön

Atomi – automatisoitu opintotoimistopalvelu

Atomin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste, Atomi – automatisoitu opintotoimistopalvelu

Tämä seloste sisältää rekisterinpitäjän informointivelvoitteen mukaiset tiedot rekisteröidylle Eu:n tietosuoja-asetuksen (EU679/2016) ja Tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.

Rekisterinpitäjä

  • Rekisterinpitäjä: Suomen Diakoniaopisto Oy
  • Rekisterinpitäjän tiedot: Alppikatu 2 A, 00530 Helsinki
  • Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö: Juha-Petri Niiranen, toimitusjohtaja
  • Yhteyshenkilöt rekisteriin liittyvissä asioissa:
  • Tietosuojavastaava: Marja Suur-Uski, tietosuojavastaava@sdo.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Sähköisen asioinnin palvelukokonaisuus Atomi-palvelu. Atomi-palveluun sisältyy
– opiskelijan itsepalveluna opiskeluun liittyvien dokumenttien lataamisen esim. opintosuoritusote, opiskelutodistus ja tutkintotodistukset
– tutkintotodistusten ja muiden oppilaitoksen tuottamien dokumenttien sähköisen allekirjoittamisen ja dokumenttien toimittamisen opiskelijoille sähköisesti

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen tehtävän hoitamiseen.

Rekisterin tietosisältö ja tietojen keräys

  • Opiskelija: Henkilön nimi, henkilötunnus ja/tai syntymäaika, opiskeluoikeuden id, sähköpostiosoite, opiskeluoikeuden alkamis- ja päättymispäivä. Tutkintotodistuksissa ja muissa todistuksissa suoritusten arviointitiedot. Lisäksi TEM-lomakkeissa: tutkinto ja opintojen laajuus, kotiosoite, kotikunta ja puhelinnumero
  • Suomen Diakoniaopiston työntekijät: nimi, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, TEM-lomakkeissa myös työtekijöiden yhteystiedot.
  • Käsiteltävät tiedot siirretään opiskelijahallintojärjestelmästä Atomi-palveluun. Tietoja päivitetään säännöllisesti opiskelijahallintojärjestelmässä.

Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen käsittelijät

  • Suomen Diakoniaopiston työntekijät, jotka tekevät todistuksia, ja käsittelevät muita asiointipalveluissa olevia dokumentteja
  • Studyo Oy:n henkilöstön käsittelee henkilötietoja sopimuksen ja henkilötietojen käsittelyehtojen mukaisesti

Tietojen siirto muihin rekistereihin ja tietojen luovuttaminen muille tahoille

  • Tutkintotodistukset ja muut pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettävät dokumentit siirretään Suomen Diakoniaopiston Triplan arkistoon arkistointia varten.
  • Studyo Oy on henkilötietojen käsittelijä, joka ylläpitää palvelua ja jolle tietoja luovutetaan.

Tietojen siirto EU tai ETA alueen ulkopuolelle

Atomi-palvelussa olevat tiedot on tallennettu palveluntuottajan käytössä ja hallussa oleville palvelimille EU:n alueella. Käyttäjän sähköpostiosoite voidaan siirtää EU tai ETA alueen ulkopuolelle palvelun toimittajan käyttämissä alihankintapalveluissa. Alihankkijat käsittelevät tietoja tietojen käsittelysopimuksen ja EU:n sopimuslausekkeiden mukaisesti.

Tietojen säilytysaika

Tiedot poistetaan säännöllisesti palvelusta. Tutkintotodistukset ovat pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, jotka siirretään palvelusta sähköiseen arkistoon. Studyo Oy säilyttää tietoja niin kauan kuin se on tarpeen palvelun tarjoamisen ja asiakassuhteen hoidon kannalta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Rekisteritietoja ylläpidetään Suomen Diakoniaopiston opiskelijahallintojärjestelmässä ja luovutetaan opiskelijoille sähköisessä asiointipalvelussa.
  • Suomen Diakoniaopistossa vain nimetyillä työntekijöillä on käyttöoikeudet Atomi-palveluun.
  • Opiskelijan käyttöoikeudet palveluun on sidottu opiskelijan opiskeluoikeuteen Suomen Diakoniaopistossa.
  • Studyo Oy vastaa palvelun teknisistä ja organisatorista toimenpiteistä, joilla se varmistaa, että rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittely tapahtuu sopimuksen vaatimusten ja sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Rekisterit sisältäviin järjestelmiin ja niissä säilytettäviin asiakastietoihin pääsy on rajattu vain niille Studyo Oy:n työntekijöille ja muille edustajille, joilla on työnsä puolesta oikeus ja tarve käsitellä mainittuja asiakastietoja.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröidyllä on

  • Tietojen tarkistusoikeus
  • Oikeus tietojen korjaamiseen
  • Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen
  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä