Etsivän nuorisotyön ja nuorten työpajatoiminnan asiakasrekisterien tietosuojaseloste
Tämä seloste sisältää rekisterinpitäjän informointivelvoitteen mukaiset tiedot rekisteröidylle Eu:n tietosuoja-asetuksen (EU679/2016) ja Tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.
Rekisterinpitäjä
- Rekisterinpitäjä: Suomen Diakoniaopisto Oy
- Rekisterinpitäjän tiedot: Alppikatu 2 A, 00530 Helsinki
- Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö: Juha-Petri Niiranen, toimitusjohtaja
- Yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa: tiimipäällikkö Aleksanteri Virta, aleksanteri.virta@sdo.fi
- Tietosuojavastaava: Marja Suur-Uski, tietosuojavastaava@sdo.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Etsivän nuorisotyön henkilörekisteriä käytetään tuen tarpeessa olevien nuorten tavoittamiseksi, nuoren asiakassuhteen hoitamiseen ja hallintaan sekä raportointiin viranomaisille. Käsittelyperusteena on tilanteen mukaan joko lakisääteinen velvoite tai suostumus. Lakisääteinen velvoite perustuu nuorisolain 11§, jonka mukaan opetuksen tai koulutuksen järjestäjällä, puolustusvoimilla tai siviilipalvelukeskuksella on velvollisuus ilmoittaa nuori etsivään nuorisotyöhön, mikä voidaan tehdä ilman nuoren suostumus. Nuoren ottaessa itse yhteyttä etsivään nuorisotyöhön henkilötietojen käsittely tapahtuu hänen suostumuksen perusteella. Henkilötietojen käsittely tapahtuu PAR-järjestelmässä (PARent), mikä on etsivään nuorisotyöhön ja työpajoille räätälöity asiakas- ja tilastointijärjestelmä.
Nuorten työpajatoiminnassa tietoja käytetään työpajatoiminnan koordinointiin, yhteydenpitoon asiakkaan kanssa ja työskentelyn tukena sekä toiminnan raportointiin. Työpajatoiminnassa tietojen käsittely perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen. Henkilötietojen käsittely tapahtuu PAR-järjestelmässä (PARty), mikä on etsivään nuorisotyöhön ja työpajoille räätälöity asiakas- ja tilastointijärjestelmä.
Rekisterin tietosisältö ja tietojen keräys
Etsivä nuorisotyö: Nimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero), syntymäaika sekä postitoimipaikka. Tarvittaessa rekisteriin voidaan kerätä asiakassuhteen hoitamisen kannalta myös muut tarpeelliset tiedot, joita voivat olla tausta- ja tilannetiedot sekä asiakkuus- ja muistiotiedot. Jos tiedot kirjataan lakisääteisen velvoitteen pohjalta, niin kirjataan nimi ja yhteystiedot. Tiedot saadaan pääasiassa nuorelta itseltään ja nuoren suostumuksen perusteella niitä voidaan hankkia myös muilta viranomaisilta. Alaikäisen nuoren kohdalla tietoja voidaan pyytää myös huoltajalta, jos se ei ole nuoren edun vastaista.
Nuorten työpajatoiminta: Nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, sukupuoli, koulutus- ja työhistoria, koulutusta ja työssä suoriutumista koskevat tiedot sekä muuta päivittäistä toimintaa koskevat tiedot. Palvelun aikana tallennetaan myös sellaisia tietoja, joilla on merkitystä työkyvyn ja sosiaalisen tilanteen arvioimiseksi työhönsijoittumis- ja koulutusmahdollisuuksien kannalta. Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai kuntien TE-palveluista tai muulta ohjaavalta taholta.
Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen käsittelijät
Etsivä nuorisotyö: Toimintakeskus Sovinnon etsivän nuorisotyön työntekijät
Nuorten työpajatoiminta: Toimintakeskus Sovinnon työpajatoiminnan työntekijät.
Tietojen siirto muihin rekistereihin ja tietojen luovuttaminen muille tahoille
Nuorisolain (21.12.2016/1285) 12 § ja 14 § mukaan nuorten työpajatoiminnan ja etsivän nuoristyön tehtävien hoitamisessa saatuja nuorta koskevia tietoja saadaan luovuttaa edelleen toiselle viranomaiselle tai julkista tehtävää hoitavalle vain nuoren ja, jos nuori on alaikäinen, myös hänen huoltajansa suostumuksella. Alaikäinen nuori voi kuitenkin kehitystään vastaavasti päättää itseään koskevien tietojen luovuttamisesta. Etsivästä nuorisotyöstä ja työpajatoiminnasta voidaan luovuttaa tietoja nuoren suostumuksella asiakkuuden kannalta oleellisille tahoille, kuten kunnan työllisyyspalveluihin tai etsivään nuorisotyöhön. Alaikäisen asiakkaan osalta tietoja voidaan luovuttaa myös nuoren huoltajalle.
Etsivästä nuorisotyöstä ja työpajatoiminnasta raportoidaan tilastolliset asiakastiedot PARkki -tietokantaan vuosittain. PARKkiin toimitettavat tilastot eivät sisällä asiakkaiden tunnistetietoja.
Tietojen siirto EU tai ETA alueen ulkopuolelle
Ei siirtoa EU tai ETA alueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytysaika
Etsivän nuorisotyön tiedot on nuorisolain (21.12.2016/1285) 12 § mukaan hävitettävä heti, kun ne eivät ole välttämättömiä tehtävän hoitamiseksi. Tiedot poistetaan välittömästi luvan antaneen nuoren tai alaikäisen nuoren huoltajan vaatimuksesta asiakassuhteen loppumisen vuoksi.
Nuorten työpajatoiminnan tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Nuorisolain (21.12.2016/1285) 14 § mukaan rekisteröidyn tiedot on hävitettävä heti, kun ne eivät ole välttämättömiä työpajan tehtävän hoitamiseksi, kuitenkin viimeistään neljän vuoden kuluttua tietojen merkitsemisestä rekisteriin.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakastiedot kerätään etsivän nuorisotyössä PARent- ja työpajatoiminnassa PARty -ohjelmistoon, johon työntekijöillä on oikeudet tietoihin oman työtehtävänsä mukaisesti. Pääsy ohjelmistoon on rajattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään käsittelyajan lukitussa kaapissa.
Rekisteröidyn oikeudet
- Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on rekisteriin kirjattu Alaikäisen nuoren osalta tarkastusoikeus on nuoren lisäksi hänen huoltajallaan. Ohjeet tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät www-sivuilta
- Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten ja epätarkkojen tietojen oikaisemista.
- Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen poistamista, kun tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja suostumus peruutetaan. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
- Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa. Oikeus voi tulla kyseeseen, kun rekisteröity ilmoittaa, etteivät henkilötiedot pidä paikkaansa ja tietojen oikeudellisuutta tarkistetaan.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.